AVIS DE PROTECTION DES DONNÉES

1. Introduction

INSAVER SA, dont le siège social est établi à 3530 Houthalen-Helchteren, EUROPARK 1008, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0848.444.746, attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel. Nous souhaitons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre la perte, les fuites, les erreurs, l’accès non autorisé ou le traitement abusif.

Nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel par le biais du présent Avis de protection des données. Nous vous demandons de lire attentivement le présent Avis de protection des données, car il contient des informations essentielles sur la manière dont vos données à caractère personnel seront traitées et dans quel but. En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez avoir expressément lu le présent Avis de protection des données et vous l’acceptez expressément ainsi que le traitement lui-même.

2. Champ d’application

Le présent Avis de protection des données concerne tous les services que nous fournissons et, de manière générale, toutes les activités que nous menons.

3. Le responsable du traitement et ses engagements

INSAVER SA, dont le siège social est établi à 3530 Houthalen-Helchteren, Europark 1008, inscrite à la BCE sous le numéro d’entreprise 0848.444.746, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Lors de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. Données à caractère personnel

Selon vos activités et le rapport entretenu avec notre entreprise, vous nous communiquerez les données à caractère personnel suivantes : vos données d’identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, GSM). Pour certaines obligations légales particulières, il peut vous être demandé de nous fournir des données supplémentaires (telles que les données d’identification électronique, le numéro de registre national, les qualifications, les diplômes).

Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous prions de nous le faire savoir immédiatement. Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu’il sera impossible d’offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.

5. Finalités du traitement et base juridique

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos clients, de leur personnel, des collaborateurs, des personnes désignées et de toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion des clients, les événements de réseautage, la comptabilité et les activités de marketing direct, telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime.

Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leur(s) éventuel(s) sous-traitant(s), de leur personnel, des collaborateurs, des personnes désignées et de toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution du présent contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct, telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime (à l’image du marketing direct). Pour les activités de marketing direct par e-mail (telles qu’une newsletter ou une invitation à un événement), le consentement est toujours demandé et peut être retiré à tout moment.

Données du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et des salaires. Au vu de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé de manière plus complète dans une Politique de protection des données des travailleurs.

Autres données

Outre les données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également des données à caractère personnel de tiers, tels que de nouveaux clients/prospects potentiels, des contacts utiles au sein de notre secteur, des contacts de réseautage, des contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

6. Durée du traitement

Nous conservons et traitons les données à caractère personnel pendant la période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous. Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront, en tout état de cause, supprimées de nos systèmes dix ans après la fin du contrat ou du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de conserver pendant une période plus longue sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

7. Droits

Conformément à la législation belge relative à la protection de la vie privée et aux dispositions du règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons à votre sujet et de vérifier à quelles finalités elles sont utilisées.

Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) des données à caractère personnel incorrectes à votre sujet, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.

Droit à l’oubli ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ou d’en limiter le traitement dans les circonstances et conditions prévues par le règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données à caractère personnel nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou à notre intérêt légitime, et aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou à notre intérêt légitime, et aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit au retrait du consentement : si le traitement des données à caractère personnel est fondé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Le traitement de ces données à caractère personnel ne se poursuivra alors que si nous disposons d’une autre base juridique.

Décisions automatisées et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel n’implique pas de profilage et que vous ne serez pas soumis à des décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en vous adressant à Insaver SA. La personne de contact à cet effet est : Madame Nicoletta Rizzi, nicoletta.rizzi@insaver.be. Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la réglementation applicable. Toutefois, si vous estimez que vos droits ont été violés et que vous ne trouvez pas d’oreille attentive au sein de notre société, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E‐mail : contact@apd-gba.be
Vous pouvez également saisir un tribunal si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel vous cause préjudice.

8. Transfert des données à des tiers

Certaines données à caractère personnel collectées par nos soins seront transférées et pourront être traitées par des tiers, tels que notre fournisseur informatique, nos sous-traitants et nos partenaires. Il est possible qu’un ou plusieurs des tiers susmentionnés se trouvent en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transférées qu’à des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat. Les travailleurs, dirigeants et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés
désignés par ceux-ci sont tenus de respecter le caractère confidentiel de vos données à caractère personnel et ne peuvent utiliser celles-ci qu’aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies. Si nécessaire, vos données à caractère personnel peuvent être transférées à d’autres tiers. Cela peut être le cas, par exemple, en cas de réorganisation totale ou partielle, de transfert de nos activités ou de faillite.

Il est également possible que les données à caractère personnel doivent être transférées en vertu d’une décision de justice ou pour se conformer à une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous informer préalablement de cette communication à d’autres parties tierces. Toutefois, vous reconnaissez et comprenez que, dans certaines circonstances, cela peut ne pas être techniquement ou commercialement faisable, ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer. En aucun cas nous ne vendrons ou ne mettrons vos données à caractère personnel à la disposition commerciale d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.

9. Mesures techniques et organisationnelles

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel selon un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données. Insaver SA ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

10. Accès par des tiers

En vue de leur traitement, nous donnons accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et personnes désignées. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant à ces travailleurs, collaborateurs et personnes désignées des obligations contractuelles similaires au présent Avis de protection des données.

11. Vous avez des questions ?

Si, après avoir lu le présent Avis de protection des données, vous avez d’autres questions concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter Nicoletta Rizzi, soit par courrier à Insaver SA, Europark 1008 à 3530 Houthalen-Helchteren, soit par e-mail à l’adresse nicoletta.rizzi@insaver.be